并购提供了一个独特的机会，可以通过审查现有合同来降低成本。然而，很少有组织充分利用这个机会。
一家大型组织正在剥离其相当大的业务部门。买方是一家私募股权公司，打算将新公司作为一个独立的实体成立。在过渡服务协议期间，被剥离的企业将根据卖方的许可使用 Microsoft 365。这对双方都提出了重要的考虑因素，其中包括：卖方能否将权利转让给新公司？卖家能否在交易后根据其较小的规模重新协商其许可？这是未来新业务的正确解决方案吗？
现在，将其乘以数百或可能数千份合同，这些合同管理运营这两家公司的技术和服务。做出（或不做出）的决策可能会对成本和盈利能力以及合规性、运营稳定性等产生重大影响。潜力有多大取决于具体情况，但我们已经看到成本降低达到 40% 到 60% 的范围。即便如此，合同处置是许多并购中最容易被忽视的财务和协同杠杆之一。
合并或分拆创造了一个难得的机会，可以重新审视现有协议、重新谈判合同、削减搁浅成本、最大限度地提高购买力并寻找新的供应商，以节省大量成本并释放协同效应。然而，合同分析和处置往往在完成交易和整合或建立运营方面处于次要地位。
在经济不确定性的情况下，成本效益是重中之重，财务主管应确保在交易过程中将合同分析放在首位，而不是事后才考虑。
了解可能性
在上述分拆场景中，TSA 授予新公司在协议期限内使用现有技术的权利，通常为一年左右。这给了双方一点时间来深入研究并弄清楚如何处理关键合同。卖方可能能够实现直接节省并避免成本。
例如，通过合理调整合同规模以削减不再需要的许可证的费用，以更优惠的条款或定价谈判新合同，或将多余的许可证重新用于其他用途。买方有机会为其战略创造最佳环境，从而更快地创造价值。
合同处置在合并场景中同样重要。例如，买方可能能够利用增加的数量来获得更好的定价。
潜力不仅限于信息技术。然而，根据我们的经验，IT 通常是 TSA 期间支出最繁重的领域之一，而且通常是帐篷中最长的杆子——它最复杂，需要付出巨大的努力来确保运营的连续性。这种复杂性既带来了紧迫性，也带来了机会：与 IT 相关的合同应该是分析的重中之重，因为它们通常最有可能产生直接和持久的影响。
问题：许多公司没有很好地管理合同
交易团队可以很好地处理所涉及的支出，但考虑到需要大量时间，他们可能不会仔细考虑合同处置的成本消除机会。
大中型组织可能拥有数百甚至数千份适用的合同。从桌面应用程序（如 Microsoft 365 和 DocuSign）到用于财务和客户关系管理的企业软件应用程序，再到硬件经销商（如 CDW）——所涉及的每项技术都涉及合同，通常是大型伞式协议的一部分。
根据我们的经验，很少有组织维护这些合同的集中存储库。即使他们这样做了，它也往往缺乏一个结构化的集中式数据库或电子表格来捕获关键合同细节，如支出、续签条款、结束日期和终止条款——这些都是整体视图的关键信息。在极端情况下，我们看到公司要求供应商提供副本。大多数组织介于两者之间。
此外，许多公司无法了解许可证的实际使用情况 — 例如，如果您为 10,000 个用户支付软件许可证费用，但只有 1,500 人积极使用该应用程序，则这可能是一个重要的浪费来源。
当还有很多其他事情要完成时，收集和评估这些见解是一项高度手动的工作。
动员起来，发挥最大影响
理想情况下，组织已经奠定了一些基础，并在交易的可能性开始出现时做好准备。无论如何，以下是最大限度地发挥合同处置潜力的一些关键。
让合适的各方参与进来。合同处置应该是一项跨职能的工作，需要法律、IT、采购、财务和交易团队的意见。财务部门应该积极参与指导委员会，以确保与成本和盈利能力目标保持一致。
收集和审查合同。如果您的组织参与交易，作为买方或卖方，请分配专门的资源开始收集和分析合同，以了解权利、定价结构和控制权变更条款。在这里，Gen AI 工具可以帮助减轻一些负担。如果您没有正式的合同存储库，这也是建立正式合同存储库的好机会。
确定合同服务的实际使用情况。评估相对于合同许可证实际使用技术的人数同样耗时。创建主利用率报告以促进决策。
确定处置机会的优先级。 如果您是卖家，上述分析将有助于确定处置合同（TSA、转让、实体拥有等），以及合理调整规模或重新谈判以反映未来的运营。如果您是买家，这可能是一个为更大的整合后组织协商更优惠价格的机会。
执行处置策略。 不要低估所涉及的工作量。供应商沟通应该是有计划和深思熟虑的。在开始讨论之前，了解权利、条款和条件以及其他详细信息非常重要。在经济景气时期，您也许能够与战略供应商“解决问题”。在更艰难的时期，供应商可能不太愿意偏离成文的条款。在涉及许多合同的情况下，最好建立一个跟踪机制来了解捕获的价值。
不要把好机会留在桌面上
随着投资者和管理团队寻求在不确定的市场中推动回报，合同处置是一个隐藏在众目睽睽之下的主要价值杠杆。交易和融资团队应积极主动地审视合同，以寻找协同效应和机会来降低和/或避免成本，或谈判符合未来目标的新协议。
然而，由于时间压力和所涉及的努力，很少有组织给予合同处置应有的关注。那些确实按照上述策略战略性地、彻底地进行这项工作的公司，不仅会影响今天的财务业绩。它们可以提高未来道路的敏捷性和弹性。